紙の文化は必要ですが、時代はどんどんペーパーレス化してきています。あなたの職場はどうでしょうか？
今度、ガツーンと言ってやろうかな。
最近では雑誌やコミックなどの電子書籍の売れ行きが好調ですが、ビジネスの分野においてもペーパーレス化は作業効率という点において重要な鍵を握っていると言っても過言ではありません。
そこで、今回は
FAXをペーパーレス化した場合のメリットとデメリット
ということについて考えてみましょう。まずはどのような書類がペーパーレス化できるのかということについて触れ、その上でFAXのペーパーレス化ということについて考えてみたいと思います。
職場のペーパーレス化を検討している場合には参考になると思いますので、是非チェックしてみてください。
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ペーパーレス化できるのはどんなもの？
まず、ペーパーレス化できるものについて考えてみましょう。非常に参考になる動画がありましたので、まずはこちらをご覧ください。
重要なことは、ペーパーレス化することによって生産性が落ちることが無いということです。生産性の向上がペーパーレス化の狙いなのに、生産性が落ちるとは言語道断ですね。では、ペーパーレス化が難しいのはどのような物でしょうか。それは主に次の2点でしょう。
- 形として所有したい物
- 押印の必要な書類
それぞれについて、もう少し詳しく見ていきましょう。
意外とペーパーレス化が難しい？形として所有したいもの！
形として所有したいという物においてはペーパーレス化することが難しいでしょう。動画内でも紹介されていましたが、書籍についても
- 電子書籍で良い
- 紙の書籍が良い
という場合があるでしょう。私はAmazonのKindle Unlimitedとdマガジンを利用していますが、それでも紙の書籍を購入することもあります。データではなく、物を所有するということがポイントですね。
では、書類などに関してはどうでしょうか。
押印文化がペーパーレス化を妨げる！
日本には未だに色濃くハンコ文化というものが残っています。昨今のテレワーク推進によってハンコ文化を減らすという取り組みをされているところも多いとは思いますが、それでもまだまだ根強く残っているのが現実です。
では、押印が必要な書類にはどのようなものがあるのでしょうか？それは主に考えられるのは次の2種類です。
- 地方自治体などに提出する書類
- 役職者の承認が必要な書類
うちには中学生と高校生の子供がいるのですが、やはり押印の必要な書類がまだまだ多いという印象です。役所などに提出する書類に関しても同様ですね。
また、会社においても上長の承認が必要な書類というのは非常に多い印象です。特にお金の絡む書類に関しては押印が必要でしょう。
ですから、このような書類に関してはペーパーレス化はまだまだ進まないかもしれません。デジタル判子などもありますが、普及は難しいでしょう。
では、FAXで送受信するものに関してはどうでしょうか？FAXで送受信する内容で、形として残したいという物や押印が必要な書類は基本的にありません。もしあったとしても、選択して印刷すれば良いだけです。
ですから、FAXのペーパーレス化というのは非常にスムーズに導入できると考えます。特別な機器を使用せずにパソコンだけでFAXの送受信をする方法についてはこちらの記事を参考にしてください。
では、FAXをペーパーレス化した場合のメリットについて考えてみましょう。
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FAXをペーパーレス化するメリット！
FAXをペーパーレス化した場合のメリットとして主に考えられるのは次のようなことです。
- データの入力が省略できる
- 書類のファイリングが不要
- 書類を探す手間が無くなる
- コストが削減できる
では、もう少し具体的に見ていきましょう。
FAXのペーパーレス化でデータ入力も省略！
FAXをペーパーレス化するということは、PDFなどのデータ形式でのやりとりとなります。PDFは基本的には読み取り専用という印象が強いですが、実は編集も可能。
もちろん、文字が画像をコピーすることもできるので、ビジネスシーンにおいては生産性が格段に向上することになるでしょう。
FAXのペーパーレス化でファイリングが不要
FAXの内容がすぐに不要となり、「ゴミ箱に直行！」という場合にはファイリングは不要ですが、多くの場合は残しておかなければなりません。
ファイリングが必要ということは、必然的に書類を置く保管場所も必要となります。そして、いつまで保管すべきかどうかということについても判断が難しいところではないでしょうか。
社内規定によって5年間や10年間の保管が必要と決まっている場合、FAXは貯まる一方です。その点、ペーパーレス化をすればパソコン内に保管すれば良いので、冊子のような分厚いファイルも広い保管場所も不要となります。
FAXのペーパーレス化で書類を探す手間も不要！
FAXのペーパーレス化によってパソコン内にデータとして保管することが可能となります。パソコン内にあるデータなら検索が非常に簡単です。
たまに、非常に深い階層に保管することがあるかもしれませんが、基本的にはパソコンの検索機能で見付けることができるでしょう。
今までならファイルを何冊も持ち出してきて、必要なFAXを必死で探していたという場合にはペーパーレス化で生産性が向上することは間違いありません。
FAXのペーパーレス化でコスト削減も可能！
FAXをペーパーレス化することで、コスト削減も可能となります。コスト削減が可能なのは次の主に次のようなものです。
- コピー用紙
- トナー代
- 紙ファイル
- 保管棚
- FAX機材
- 電話料金
前述した通り、紙が不要となるので、用紙代が不要となります。もちろん、紙に印刷が必要な場合もありますが、必要な物だけを印刷するので用紙だけではなく、トナー代についてもかなりの経費が削減可能です。
また、紙での保管が不要なので、紙ファイルや保管棚などに関しても最低限のものがあれば問題ありません。
FAXのペーパーレス化をする場合、通常のFAX機材を使用する場合もありますが、インターネットFAXなどを利用することでFAX単体の機材が不要となります。また、その場合には電話回線が不要となるので、通信料金もコストダウンが可能です。
では、FAXのペーパーレス化によって起こり得るデメリットについても考えてみましょう。
FAXをペーパーレス化するデメリット！
FAXをペーパーレス化するデメリットとして主に考えられるのは次の2点です。
- 視認性が悪くなる
- スキャナーや専用ソフトが必要となる場合も
では、もう少し具体的に解説しましょう。
FAXのペーパーレス化は視認性が悪い？
最近ではパソコンのモニタも高解像度になり、ビジネスシーンでの利用には画面サイズが大きなものを使用している方が多いという印象です。ですから、視認性という点においてはそれ程デメリットが無いように感じるかもしれません。
しかし、モニタで見るのとA4用紙1枚を直接見るのとでは視認性が全然違います。
もちろん、中にはモニタの方が見やすいという意見や紙を見るのと大差ないという方も居られるとは思いますが、まだまだ紙の視認性の方が高いという認識です。
また、FAXをペーパーレス化することで、紙のように手軽にメモを書き込めないというデメリットもあります。もちろん、特殊な機材やソフトを使用することで直接書き込むことも可能です。
しかし、まだまだ大きな問題でしょう。
FAXのペーパーレス化でスキャナーや専用ソフトが必要？
FAXをペーパーレス化することで、としての専用機材を導入しなくてもパソコンやスマホをFAXとして利用することができます。
しかし、場合によってはスキャナーや専用ソフトが必要。この点は大きなデメリットと言えるでしょう。ただし、データをそのまま送信する場合などにはその心配は不要となります。
おすすめはこちらのeFAXです。30日間は無料で利用可能なので、試しに利用してみてください。
まとめ
今回はFAXのペーパーレス化ということについて考えてみました。ペーパーレス化が実現できれば明らかに業務効率は向上します。その点はFAXに関しても同様です。
では、もう一度記事を振り返ってみましょう。
FAXをペーパーレス化する場合のメリットとしては主に次の4点でした。
- データの入力が省略できる
- 書類のファイリングが不要
- 書類を探す手間が無くなる
- コストが削減できる
また、デメリットとして主に考えられるのは次の2点。
- 視認性が悪くなる
- スキャナーや専用ソフトが必要となる場合も
FAXのペーパーレス化には多少のデメリットもあることは確かです。しかし、それ以上にメリットの方が大きいので、ペーパーレス化しない手はないでしょう。
FAXのペーパーレス化は手軽に導入できるので、作業効率の向上の為にも是非取り組んでみてください。
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